背景

パワーアップ株式会社(注)の開発本部長のサナダさんは、製品開発部隊を率いています。以前に比べ、競争環境が厳しくなり、製品開発のスピードや製品レベルの要求が高くなっているにも関わらず、開発のやり方があまり変わっていないことに危機感を持っています。

まず、現状を把握しようとして、全体の勤務時間や経費はわかりましたが、個々の製品開発にどの程度の時間や経費を投入しているのかがよくわかりません。一人で複数の開発プロジェクトに関わっているひとも多いため、個々に集計するとかなりの手間がかかります。今回は、人手をかけて集め、特定のひとに負荷がかかっていることやあまり重要でない開発プロジェクトに必要以上の経費を使っていることなど問題点が明らかになりました。

今後は、システム化により、開発状況を定量的に把握することを考え、既存のパッケージを調べましたが、あまり開発の実態にフィットするものがありません。会社で導入しているERPにもプロジェクト管理のモジュールがあるのですが、費用がかかる割に必要な機能がありません。試しにカスタマイズ費用を見積もってもらったところ、本体の費用の3倍もの金額が出てきました。

適正な予算で業務にあったシステムができればもっと人的資源をうまく活用できるのですが、あまりに費用がかかるのでサナダさんはしばらく導入を見合わそうかと考えています。

(注) 様々な企業に共通する課題、解決策を説明するための仮想の会社です。パワーアップ株式会社は自動車用品を製造するとともに首都圏で般消費者向け自動車用品販売チェーンを展開しています。

課題と解決策

プロジェクト時間・経費管理システム構築事例

概要

システム開発やコンサルティング、研究開発などのプロジェクト型業務では、経費と共に案件や業務種別毎の作業時間を集計・管理することが重要です。

インフォテックでは、複数の大手プロフェッショナル企業を対象にプロジェクト時間・経費管理システムをご提供した実績があります。ここではその代表的な機能をご紹介します。

本システムの利用者は、実際の作業を行う担当者、プロジェクトに責任を持つマネージャ及び提出されたデータをチェックするチェック担当者に分類されます。

担当者は、適宜、プロジェクト毎の作業時間及び経費を入力することができます。経費入力は、経理上の旅費精算請求を兼ねています。マネージャは、担当のプロジェクトに関する時間及び経費の承認を行います。チェック担当者は、締めの処理として、承認済のデータを凍結し、経理他最終的な事務チェックを行います。

システムは、ブラウザで利用するイントラネットとして開発されますが、担当者が客先などオフライン環境でも登録できるように、データ入力・編集用のWindowsクライアントソフトやiPhone/androidなどモバイルアプリを開発することもあります。

特長

●貴社独自の業務内容やフローにきめ細かく対応
入力項目や承認フロー、ユーザの種別やその権限設定など貴社独自の業務内容にきめ細かく対応することが可能です。このため導入期間や導入のためのユーザ教育やユーザ支援のコストが大幅に節減できます。

●過去の実績・ノウハウを活用
過去に類似システムの開発を担当した技術者が対応するため、仕様や画面設計などのノウハウやソースコードの活用により、経済的で品質の高いシステムをご提供できます。

●快適で信頼性の高いシステム
当社開発の infoTek Software Library(iSL) を使用して開発するので、処理系やミドルウェアのオーバーヘッドの少ない快適なレスポンスのシステムを構築することができます。また処理系そのものの障害や更新のリスクを防止することができます。

●データの有効活用
集計したデータを既存の経理システムや人事システムに連携する機能を提供します。またご要望によりデータを分析するためのCSVデータの出力機能やMS AccessやExcelでデータベースにアクセスし自在な分析や帳票作成を行う機能をご提供します。

機能

本システムの一般的な機能は下記の通りです。ご要望によりさまざまな機能を追加することが可能です。

1. データ入力・提出
担当者が自分のプロジェクトに関する時間データ及び経費データを入力する機能です。プロジェクトや作業内容毎に時間や経費を入力していきます。週次や月次の締めが来るとデータをマネージャに提出します。自分の過去のデータについては期間指定により参照できます。

2. マネージャによる参照・承認
マネージャは担当者から提出されたデータを提出リスト画面から参照し、問題が無ければ承認します。問題ある場合はリジェクトし、その理由を入力します。リジェクトを行うと、その旨のメールが提出者に自動発信され、修正を促します。マネージャは全てのメンバーのデータの承認を終えた時点でデータをチェック担当部門に提出します。

3. データのチェック
チェック担当者がデータを収集し、内容をチェックし、修正などを行う機能です。チェック担当者は、プロジェクトのデータの提出が終了すると、締め処理を行いデータを凍結します。これにより、チェック担当者以外のデータ修正は禁じられ、データを確定することができます。

4. データ集計機能
定型的な集計やマネージャや経営幹部が必要とするさまざまな管理用データを集計することができます。

5. データダウンロード機能
データ管理者が時間データ及び経費データをダウンロードする機能です。各データは、エクセルなどでニーズにあわせた分析などを行えます。また、休暇などの勤務データは人事システムに、経費データは会計システムで取り込める形式に加工、送信されます。

6. マスター管理機能
データ管理者がプロジェクトデータ、ユーザ属性、カレンダーなどのマスターデータを登録、更新するための機能です。

7. クライアントソフトウェアの機能
客先などオフライン環境でデータを登録したい場合にはクライアントソフトウエアを作成することもできます。 クライアントソフトウェアには、a)データ入力・編集、b)データ提出、c)マスターダウンロード機能が必要になります。

導入効果

本システムの導入により期待される効果は以下のとおりです。

• プロジェクトの進捗などビジネスのタイムリーな把握
• 集計・チェックなど事務作業の省力化
• 担当者及びマネージャの業務管理品質の向上と事務処理負荷の削減
• 管理データのより高度な分析

動作環境

• OS: Windows系サーバOS
• MW: infoTek Software Libary(iSL)
• DB: Microsoft SQL Server

ご要望により上記以外のソフトウェア環境でも開発は可能です。

提供形態

• 通常の受託開発と同様にソフトウェアを開発し、アプリケーションを構成するコードについては弊社で過去に開発したコードも含む全てのソースコードを納品します。お客様は当該コードを自由に改変、複製して使用することができます。インフォテックは当該コード等の著作権を留保します。
• iSLはソフトウェア製品としてライセンスをご提供します。
• 開発費用は、標準的にはベース料金300万円、カスタマイズ費用300万円程度を想定しています。カスタマイズ費用はご要求をヒアリングした上で別途お見積りさせていただきます。

お問い合わせ先

インフォテック株式会社CS担当
電話：042-358-5777　　　電子メール： こちらから