infoTek インフォテック株式会社

サービス事例Case Studies

Case Studies社内ポータルシステム

背景

パワーアップ株式会社(注)の情報システム部長のフジタさんは、社内文書などを公開するWindowsサーバーの管理など担当しています。公開している社内文書には社外秘や部外秘などの機密文書も含まれており、公開する社員のアクセス権の付与には十分な注意が必要になっています。

これらの状況から、アクセス権だけでは文書の社外への持ち出し、印刷、画面キャプチャーをすべて制御することは難しいと考えていました。

また、文書共有だけではなく、社内のアンケートや社内旅行での写真などの共有なども含めた社内ポータルシステムとして構築できないかと考えましたが、パッケージ製品ではすべてを対応できる製品はありませんでした。

(注) 様々な企業に共通する課題、解決策を説明するための仮想の会社です。パワーアップ株式会社は自動車用品を製造するとともに首都圏で般消費者向け自動車用品販売チェーンを展開しています。

課題と解決策

パワーアップ株式会社の課題
  • 公開する文書はPDFファイルに統一したい
  • 文書の印刷やダウンロードは制限させたい
  • ブラウザに表示されている内容を、スクリーンショットで保存させたくない
下向き矢印
インフォテックの解決策

PDFファイルの印刷不可などの設定はPDFlib PLOPを使用する。また、スクリーンショットなどを禁止することのできる独自のセキュアなブラウザを開発する。

社内ポータルシステム構築事例

概要

今回構築した社内ポータルシステムは、独自のセキュアなブラウザでのみ利用できるウェブベースのアプリケーションとして開発したもので、ChromeやEdgeなどのブラウザからのアクセスは拒否するようになっています。

Word、Excel、PowerPointの文書は、サーバーにインストールされている変換プログラムにより自動的にPDFファイルに変換され、PDFlib PLOP により各種設定を付与されます。

文書は所属、役職などにより閲覧を制限することができます。

特長

●文書とお知らせの管理
公開設定を簡単にできることで、管理作業を効率化しています。

●PDFファイルへの自動変換
Office 文書を自動でPDFファイルへ変換することで、文書の登録作業を効率化しています。

●独自ブラウザ
スクリーンショット禁止などを実装した独自ブラウザを利用することで、セキュアな環境を構築しています。

機能

1. 会社トップページ
社内ポータルにアクセスした際に最初に表示されるページです。各グループページへのリンクや新着情報などが表示されます。

2. グループページ
各部署やグループなどのためのページです。グループページはさらに子のグループページを持つことができます。公開範囲を公開か非公開かを選択することができます。グループページごとに管理者を設定することができるので、権限委譲を行うことができます。

アクセス権限設定画面例
アクセス権限設定画面例

3. 文書管理
グループページ内に文書フォルダーを作成して、各種文書を公開することができます。文書フォルダーはさらに子の文書フォルダーを持つことができます。文書フォルダーは、公開範囲を公開か非公開かを選択することができ、公開範囲の設定も可能です。登録する文書は、文書ごとにダウンロードの可/不可、印刷の可/不可、パスワードの設定を行うことが出来ます。Word, Excel, PowerPointなどのオフィス文書、動画、画像などを登録することができます。

文書登録画面例
文書登録画面例

4. お知らせ管理
グループページ内にお知らせフォルダーを作成して、各種お知らせを公開することができます。お知らせフォルダーは文書フォルダーと同様に子フォルダーを作ったり公開設定を行うことができます。登録するお知らせに対しては。文書フォルダーに登録されている文書を参照先に指定することや公開する日付範囲を設定することができます。

お知らせフォルダー登録画面例
お知らせフォルダー登録画面例

5. アンケート
社員に対するアンケートを作成し、回答することができます。

6. 社員一覧
部署、役職、氏名などを指定して社員を検索することがきでます。

7. PDFファイルへの変換
Word、Excel、PowerPointの文書は、サーバーにインストールされている変換プログラムにより自動的にPDF形式に変換され、PDFlib PLOP により印刷の可/不可、パスワードの設定などを行います。

8. 独自ブラウザ
社内ポータルシステムへアクセスするための独自ブラウザです。アクセス制限、スクリーンショット禁止などサーバー側と連することで動作するセキュアなブラウザです。

導入効果

今回本システムを導入したことにより、次のような効果がでました。

  • 公開した社内文書を不用意にダウンロード、印刷などがされないようになった
  • 文書の公開範囲の設定が簡単な操作でできるようになった
  • 部署ごとに責任者を設定できるので、情報誌システム部の負担が減った

動作環境

  • OS: Windows系サーバOS
  • DB: Microsoft SQL Server
  • その他: PDFlib PLOP

提供形態

  • 通常の受託開発と同様にソフトウェアを開発し、アプリケーションを構成するコードについては弊社で過去に開発したコードも含む全てのソースコードを納品します。お客様は当該コードを自由に改変、複製して使用することができます。インフォテックは当該コード等の著作権を留保します。
  • 開発費用は、標準的にはベース料金400万円、カスタマイズ費用200万円程度からを想定しています。カスタマイズ費用はご要求をヒアリングした上で別途お見積りさせていただきます。
  • PDFlib PLOP が別途必要となります。

お問い合わせ先

インフォテック株式会社CS担当
電話：042-358-5777　　　電子メール： こちらから