Case StudiesExcelシートによる勤務時間管理
背景
パワーアップ株式会社(注)の人事部のマエダさんは、就業管理のシステムを全社的に統一するプロジェクトを担当しました。工場以外の部署ではイントラネット型のシステムで対応できそうですが、工場は勤務形態が多様でかつ変更も多いことからそのまま開発を進めようかどうしようか迷っていました。
(注) 様々な企業に共通する課題、解決策を説明するための仮想の会社です。パワーアップ株式会社は自動車用品を製造するとともに首都圏で一般消費者向け自動車用品販売チェーンを展開しています。
課題と解決策
- 工場ではさまざまな勤務形態があり、なおかつ変更も多いのでこれに対応する必要がある
- 一部のひとはExcelでの開発能力があるのでこれをうまく活用したい
工場ではExcelによる就業管理シートを開発し、これを収集・集計することにより就業管理を行う。
Excelシートによる勤務時間管理
概要
従来、紙ベースの勤務時間表で行われていた勤務時間の収集をExcelシートに変え、給与計算へのデータ入力までのプロセスを大幅に効率化したシステムです。勤務体系は、フレックス/通常勤務、管理職/一般社員の別の他、職種によっても違いがあるため、全体では10種を越えるシートを作成しました。それぞれのシートは就業規則に対応した各種の入力チェック、時間計算をきめ細かく実装することにより、ユーザの手間の削減、誤りの防止を実現しています。
特長
●Excelシートによる勤務表
勤務表はExcelシートで作成されているためPCがあればどこでも勤務時間を登録することができます。
●勤務表シートの収集・集計を自動化
勤務表の収集・集計は人事部門にとって大きな負担となりますが、本システムでは既存のNotesを活用し、これを自動化しています。
●勤務表の高機能化
毎月のシートの配布を軽減するため、勤務表シートには、各月の勤務表を生成する機能があります。また各項目毎のチェックによりご誤を防止しています。
機能
1. Excelシートの機能
Excelシートには以下の機能があります。
1)各種シートの生成機能
毎月のシートの配布の手間を避けるため、あらかじめ年間の会社カレンダーを設定した親シートを就業種別毎に作成し、これを各社員が年に一回ダウンロードする方法をとりました。社員は、下図のようなダイアログにより、この親シートから各月のシートを生成し、勤務時間を入力します。 差戻しなど個別の申請状況に関する連絡情報の他、社員への一般的な連絡事項が表示されます。
2)入力チェック機能
正しいデータを入力してもらうため、シート自体にはプロテクトをかけ、セルへの直接入力を禁止しています。入力は下図のようなダイアログ経由とし、平日・休日別の選択可能な就業内容の制限や就業規則上無効なデータの入力についてはメッセージを出し受けつけないなどの細かいチェックを行っています。
3)就業時間の調整
入力された就業時間により、昼休み時間、残業時の休憩時間などを判定し、当該休憩時間を就業時間から差し引く計算や、休日出勤、残業時の割増し計算も自動的に行ないます。この結果、従来の誤記や計算ミスのほとんどを防止することができます。(下図参照)
4)月度集計機能
入力されたデータに基づき、フレックスでの残業時間計算など月度の各種就業時間を下図のように計算、集計します。
5)提出用シート生成機能
Excelシートはプログラムを含むと大幅にサイズが大きくなり(約500KB以上)、そのままの形で収集するとディスクやネットワークに負担をかけます。このため、データのみを含む提出用シートを生成する機能を開発し、収集シートファイルサイズを約30KBにしました。
6)勤務スケジュールからのシート生成機能
製造部門では、従来から毎月の勤務交替スケジュールを作成し、これに基づき就業していたことから、スケジュール表から各社員の勤務時間シートを生成したいという要望がありました。これを受けてスケジュールから所定の勤務時間シートを作成するExcelアプリケーションを開発しました。
2. シート収集の流れ
既にロータスノーツが導入されていたことから、ノーツ上で下記の収集手順を実現するスクリプトを作成しました。
- 人事担当者は、各部署の収集担当者に対して、当月分の出勤簿の収集期限を通知。
- 収集担当者は、部署のメンバー全員に収集期限を通知。
- メンバーは、メールで指定された所定のノーツDBに提出用シートを貼り付け。
- 収集担当者はシート内容をチェックした上、収集完了を人事担当者に通知。
- 人事担当者は、シート収集プログラムを起動。
上記の処理により、シートは所定のサーバの勤務時間DBに収納され、給与計算等に使用されます。
導入効果
本システムの導入により期待される効果は以下のとおりです。
- 部門スタッフ及び人事スタッフの一連の収集処理事務負荷が大幅(半分以下)に減った。
- 社員の勤務シート作成負荷が大幅に減った。
- 勤務時間データの精度が向上した。
動作環境
- OS: windows系サーバOS
- MW: infoTek Software Libary(iSL)
- DB: Microsoft SQL Server
提供形態
- 通常の受託開発と同様にソフトウェアを開発し、アプリケーションを構成するコードについては弊社で過去に開発したコードも含む全てのソースコードを納品します。お客様は当該コードを自由に改変、複製して使用することができます。インフォテックは当該コード等の著作権を留保します。
- 開発費用は、標準的にはベース料金150万円、カスタマイズ費用150万円程度を想定しています。カスタマイズ費用はご要求をヒアリングした上で別途お見積りさせていただきます。
お問い合わせ先
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