システム化の対象であるビジネスの流れ(業務)が整理されないまま、システム化されるケースが多く見られます。ビジネスの流れが複雑になっているのは、本質的にビジネスが複雑なのか、それとも違う要因で複雑になっているかの見極めが大切です。例えば社内手続きをワークフローで処理するというケースでも、まずシステム化しなければならないほど複雑な社内手続きそのものに問題があるのではないか、という発想による点検が必要です。

システム化は、ビジネスの流れを見直す絶好の機会ですから、過去の経緯や部門間のしがらみで複雑になったビジネスを思い切って見直すことをお勧めします。見直す基準として、このビジネスで本当に重要な業務、本質的な業務は何か、業務の流れをどのように変えればビジネスが最適化されるか、見直しによってどのような効果があるのかといった観点からできるだけビジネスをシンプルなものにしていくことが大切です。対象となるビジネスの流れと目標が合理的で明確なものになれば、これを支援する情報システムもすっきりとシンプルなものになっていきます。

一般に情報システムの導入効果は、(1)売上を増やす、(2)コストを減らす、(3)顧客満足(品質)を高める の３点だといわれています。具体的なシステムの要求仕様は、このようなビジネス的観点から「めりはり」をつけて評価されなければなりません。いろいろともっともらしい事項が並んでいて、定量的な数字が少ない目標リストや総花的な要求仕様には要注意です。

同じシステムを何年も使うことを前提に、システム仕様を長々と検討するのも感心できません。３年も経てばビジネスやビジネス環境、情報技術が大きく変化する可能性があります。早ければ３年、長くても５年で投資を回収できるような基準で、システムを考える必要があります。そのためにも目標を思い切って絞り込む、要求仕様にもめりはりをつける、 不十分な点は運用で逃げるなどの判断が必要です。

システムをシンプルにするためには、トップの考え方と関与も重要です。ビジネスの見直しにおいては、部門間のしがらみや現場の抵抗が多いためにシステム化の担当者の力では対応できない問題もあります。トップ自らシステム化の実状を把握し、リーダシップを発揮しながら問題を解決する必要があります。またシステム化の過程において仕事がなくなるなどネガティブな影響を受ける担当者や部署が出てきます。このような場合の処遇についても十分配慮をしないと、現場からの前向きな協力は期待できません。

業界他社が採用している、米国で流行している最新技術であるなどの理由だけでシステムの採用を決定し、後は担当任せというやり方には少なからぬリスクがあります。

ビジネスにおけるIT(情報技術)の重要性については、既に共通の認識になっていますが、このことは最新のITを利用しさえすれば、ビジネスに成功することを意味しません。ITで成功しているといわれている企業の多くは、強力なビジネスモデルや事業戦略を既に実現しており、ITでこれを強化したり、改良しているに過ぎないことが多いのです。新興のインターネット企業にあっても、ビジネスモデルのユニークさやマネジメントの確かさが最終的な正否の差につながるように思えます。

当然とも言えることですが、まずビジネスが重要であり、ビジネスを支える戦略や組織(人)、マネジメントが重要です。ＩＴは強いビジネスをより強くする強力な道具ですが、もともと弱いビジネスを強くすることはできません。ゴルフではタイガーウッヅと同じクラブを使ってもマスターズチャンピオンになれるとは誰も思わないのですが、情報システムの世界では時としてそう思っているのではないかというケースに出会うことがあります。