先に述べたように、職種などにより異なる複雑な処理を行うには、Excelのスプレッドシートとしてのパワーを利用するのが最も妥当と思われた他、以下に挙げる点を考慮しました。

• 従来から一部の部署で、Excelベースの勤務時間表を作成していた。
• 既に社員全員にMS Officeが配置され、追加のライセンスコストが発生しない。
• データの一次処理がクライアントPCで行われるため、サーバ、ネットワークへの負担が小さい。
• 既存のExcelベースのスケジュール表などとの連携ができる。。

Excelシートの機能としては、a)各種シートを生成する機能、b)入力チェック機能、c)規定による就業時間の調整、d)月度集計機能、e)提出用シート作成機能、f)就業スケジュールからのシート作成機能などを実装しています。

a)各種シートの生成機能
毎月のシートの配布の手間を避けるため、あらかじめ年間の会社カレンダーを設定した親シートを就業種別毎に作成し、これを各社員が年に一回ダウンロードする方法をとりました。社員は、下図のようなダイアログにより、この親シートから各月のシートを生成し、勤務時間を入力します。

図 各月シート生成ダイアログ

b)入力チェック機能
正しいデータを入力してもらうため、シート自体にはプロテクトをかけ、セルへの直接入力を禁止しています。入力は下図のようなダイアログ経由とし、平日・休日別の選択可能な就業内容の制限や就業規則上無効なデータの入力についてはメッセージを出し受けつけないなどの細かいチェックを行っています。

図 就業時間入力ダイアログ