勤務形態が多様で、手当てや勤務時間の区分及び計算が複雑な時は、当社のOfficeHoursのようなイントラネットアプリケーションあるいはクライアントサーバ系のアプリケーションより、Excelシートを使った方がより細かい対応が可能となります。ここでは、Excelで作成した勤務時間表により数千人規模の勤務時間集計を行っている例を紹介します。

従来、紙ベースの勤務時間表で行われていた勤務時間の収集をExcelシートに変え、給与計算へのデータ入力までのプロセスを大幅に効率化したシステムです。勤務体系は、フレックス/通常勤務、管理職/一般社員の別の他、職種によっても違いがあるため、全体では10種を越えるシートを作成しました。それぞれのシートは就業規則に対応した各種の入力チェック、時間計算をきめ細かく実装することにより、ユーザの手間の削減、誤りの防止を実現しています。

図 Excelで作成した勤務時間シート例
　(注)実際に開発したシートの項目を一般化しています。