2. システムの特長
本システムは、かなり複雑な業務処理を行うシステムですが、ここでは次の３つの主要なシステム機能をとりあげ、システムの特長を述べていきます。
- 承認システム
本業務では、現場からのレポート提出、レポート対応部署のレポート作成、開発部署の回答作成など、顧客に対して回答を提示するまでの各段階において、責任者の承認を必要とします。システム構築前では、多くの承認処理は、紙ベースの文書に対して印鑑を押すというスタイルで、時として処理の遅れを招く事がありました。 本システムでは、すべての承認をウェブ上で行えるように工夫し、極力紙ベースでの承認はなくしました。
このことにより、承認をもらうまでの時間が構築前に比べてかなり短縮されました。またレポートの各段階での責任の所在がはっきりし、問題発生時の早期解決にも繋がるようになりました。
- 簡易掲示板
通常、顧客からの質問に対する回答を出すまでには、何度もレポート対応部署と開発部署との間で情報が交換されます。簡易掲示板を利用することで回答を出すまでのプロセスを記録しておくことが出来ます。
これにより、レポートを引き継いだ場合などに以前の担当者間での連絡事項などが参照できるようになり、レポートの進捗状況が容易に把握できるようになりました。
- レポート検索
レポート対応部署が顧客からの質問を受けたときに、過去に同様の事例がないかを調べることは大変重要なことです。そういった時に、さまざまな条件で過去の事例を検索するためにレポート検索の機能を充実しました。
レポート検索の機能を使用することで、類似あるいは同一の現象が報告済みである場合には顧客への回答が素早く出来るようになりました。
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