RADツールあるいはビジュアル開発ツールと呼ばれる開発ツールにもかなり高度なリポート機能がついていますが、MicoroSoft社のAccessのリポート機能は操作も容易で、細かいコントロールができ、効率的な開発が可能となります。ここでは、Accessをリポートツールとして位置づけ、100種類近い帳票の出力システムを開発した例をご紹介します。

これは、Excelシートによる勤務時間管理の記事で紹介しているシステムの後工程になるシステムで、給与計算結果などを収容したDBから、多種類の帳票を出力するためのシステムです。

Accessを採用した理由としては、レポート制御の容易さや開発効率の良さの他、以下の点を挙げることができます。

• エンドユーザ自身による帳票の一部変更やアドホック(非定型)な帳票出力が可能となる
• DBであるMicrosoft社製SQLServerとの連携がとりやすい
• データをAccessDBに切出して、クライアント上でのデータ分析を行いやすい
• Accessを標準的なデスクトップDBとしている

帳票は、給与・賞与などに関連する各種レポート、帳票で、その形式も単純なリストやカード形式のものから、クロス集計等複雑な集計処理を行うものまで多岐にわたっています。

帳票の出力にあたっては、ダイアログボックスで、対象となる部署、期間などを指定した後、下図のようなメニューから帳票を選択し、印刷を行います。この指定方法により任意の組み合わせの帳票を一括して行うことができます。

図 帳票出力メニュー例 　(注)実際に開発した項目を一般化しています。

また定期的な出力処理については、年間の特定時期の印刷処理として、あらかじめ、選択する帳票とその範囲を指定しておく機能があり、定例の処理を効率的に処理できます。また個別の社員の情報を検索、印刷することも可能です。